一、「處長信箱」電子信函由業務承辦人接收、收發人員辦理登記，移請相關業管同仁辦理。
二、本處電子信函回覆作業，處理時間以不超過五天為原則。

(一)對各業管相關之陳情書、申請書案件，便民建議事項、業務諮詢等，需答覆之信件，依規定由總幹事以上長官核稿、判發，並填覆電子信。

(二)陳情案件有下列情形之一者，得不予處理，於簽奉處長核可後，登記銷案後結案：

1.無具體之內容或未具姓名或住址者。

2.同一事由，經予適當處理，並已明確答復後，而仍一再陳情者。 

3.非陳情事項之主管機關，接獲陳情人以同一事由已分向各主管機關陳情者。

(三)以上回覆、存參案件辦畢，原件依公文程序送歸檔。